Seluruh civitas Mahoutokoro JP wajib mengikuti format surat resmi yang telah ditetapkan oleh Kantor Hisin.

Kantor Hisin berperan sebagai perantara resmi pengiriman surat antara pengirim dan penerima. Oleh karena itu, desain surat dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing, termasuk pilihan jenis kertas, gaya tulisan, dan desain amplop (isi tetap mengikuti format).

Jenis surat yang dapat dikirimkan melalui Kantor Hisin meliputi: 

• Surat Pemberitahuan Cuti 

  • Surat pemberitahuan cuti untuk gakusei membutuhkan perizinan dari Kepala Asrama.

  • Surat pemberitahuan cuti untuk citizen/alumni membutuhkan perizinan dari JMC.

  • Surat pemberitahuan cuti untuk staf membutuhkan perizinan dari Kepala Sekolah dan SDP.

  • Apabila tidak ada respon dalam kurun waktu 1x24 jam, maka yang bersangkutan bisa mengirimkan bukti pesan yang telah diajukan tanpa menunggu respon lebih lanjut.

  • Khusus untuk gakusei, apabila ini mengajukan cuti kembali dapat mengirimkan surat cuti berikutnya dengan jeda waktu 5 - 10 hari setelah mengirimkan surat selesai cuti.

• Surat Pemberitahuan Selesai Cuti

  • Surat pemberitahuan selesai cuti untuk gakusei, staf dan citizen/alumni tidak membutuhkan perizinan.​

• Surat Pemberitahuan Perpanjangan Cuti

  • Surat pemberitahuan perpanjangan cuti hanya dapat dilakukan oleh staf dan citizen serta membutuhkan perizinan seperti saat mengajukan cuti.

  • Apabila tidak ada respon dalam kurun waktu 1x24 jam, maka yang bersangkutan bisa mengirimkan bukti pesan yang telah diajukan tanpa menunggu respon lebih lanjut.

• Surat Pergantian Identitas

  • Surat pergantian identitas untuk gakusei membutuhkan perizinan dari Kepala Asrama.

  • Surat pergantian identitas untuk citizen/alumni membutuhkan perizinan dari JMC.

  • Surat pergantian identitas untuk staf membutuhkan perizinan dari Kepala SDP.

  • Apabila tidak ada respon dalam kurun waktu 1x24 jam, maka yang bersangkutan bisa mengirimkan bukti pesan yang telah diajukan tanpa menunggu respon lebih lanjut.

  • Pergantian identitas karakter hanya dapat dilakukan pada masa liburan, yaitu minggu keempat setelah pelaksanaan ujian, dan harus diajukan paling lambat hari Sabtu pada minggu tersebut.

  • Khusus untuk murid baru, pergantian identitas hanya diizinkan pada minggu keempat setelah ujian di term berjalan.

  • Perubahan identitas yang memerlukan pengajuan surat resmi mencakup perubahan nama dan nama pengguna. Adapun pergantian face claim dan tanggal lahir cukup dilakukan melalui pengisian formulir, tanpa perlu mengirimkan surat.

• ​SuratPengunduran Diri (baik dari pekerjaan maupun sekolah)

  • Bagi gakusei yang ingin mengundurkan diri dari sekolah, diwajibkan terlebih dahulu berdiskusi dengan Kepala Asrama dan Gachou. Apabila setelah berdiskusi tidak ditemukan solusi yang tepat, murid diperbolehkan mengisi formulir pengunduran diri dengan melampirkan bukti diskusi.

  • Apabila gakusei ingin mengundurkan diri dari pekerjaan, maka perizinan dari Sensei penanggung jawab diperlukan. Untuk surat pengunduran diri dari pekerjaan yang diampu, sila meminta perizinan dari Kepala Kantor/Toko.

  • Apabila gakusei memiliki pekerjaan dan ingin mengundurkan diri dari sekolah, maka harus mengirimkan surat pengunduran diri dari pekerjaan lebih dulu, lalu dapat mengirimkan surat pengunduran diri dari sekolah.

  • Surat pengunduran diri untuk citizen/alumni membutuhkan perizinan dari JMC.

  • Surat pengunduran diri untuk staf membutuhkan perizinan dari Kepala SDP yang kemudian disampaikan kepada Kepala Sekolah.

  • Apabila tidak ada respon dalam kurun waktu 1x24 jam, maka yang bersangkutan bisa mengirimkan bukti pesan yang telah diajukan tanpa menunggu respon lebih lanjut.

• Surat Drop Out

  • Surat drop out dikirimkan oleh masing-masing asrama sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

  • Adapun pihak-pihak (tag) wajib yang harus disertakan, diantaranya: MAHOUTOKORO_JP, ShinnyuOffice, MahouJimu, TenguDaisan, HisinOffice, ZaigenOffice, Kepala Asrama, Gachou, Seluruh Sensei Pengajar dan Seluruh Kantor/Toko.​

  • Apabila gakusei memiliki pekerjaan, asrama wajib mengirimkan surat dengan menandai Kantor SDP dan Kepala Kantor/Toko.

  • Apabila gakusei menjadi salah satu anggota organisasi Tengu, asrama wajib mengirimkan surat dengan menandai Kantor Tengu sesuai divisi.

• Surat Kembali Aktif Alumni

  • Bagi alumni yang ingin beraktivitas kembali di lingkup Mahoutokoro, wajib membuat dan mengirimkan surat kembali aktif sesuai dengan format penulisan yang ditetapkan oleh Hisin.​

• Surat Pribadi

  • Bagi civitas yang ingin mengirimkan surat pribadi, wajib untuk menyertakan omamori spesial, "Enmusubi" bersamaan dengan surat yang dikirimkan.​

Apabila civitas ingin mengirimkan surat di luar kategori di atas, diharapkan untuk berkonsultasi terlebih dahulu dengan Kepala Kantor Hisin.

​Civitas wajib mengirimkan formulir pengajuan surat kepada Kantor Hisin paling lambat satu hari sebelum tanggal cuti yang diinginkan.

Pengiriman surat hanya dilakukan pada hari Senin hingga Sabtu, selama jam operasional Kantor Hisin, yaitu pukul 10.00 s.d. 22.00 WIB.

Civitas wajib mempersiapkan Hanko (stempel identitas pribadi) sebagai tanda pengenal yang dibubuhkan dalam surat. Referensi bentuk dan format Hanko dapat dilihat (di sini).

Seluruh jenis surat yang dikirimkan wajib mencantumkan Hanko sebagai penanda keabsahan.