top of page
KATEGORI PEGAWAI
01
STAF
Merupakan posisi yang mencakup para kepala kantor dan toko, yang disebut Senchou, serta staf ujian. Staf bertanggung jawab atas pengelolaan kantor atau toko, menjalankan SOP, serta memberikan supervisi terhadap karyawan.
02
KARYAWAN
Merupakan posisi yang mencakup para karyawan di bawah kepemimpinan kepala kantor atau toko. Karyawan bertugas menjalankan operasional harian berdasarkan instruksi dari Senchou serta mengacu pada SOP yang telah ditetapkan.
ATURAN KEPEGAWAIAN
01
ATURAN STAF
Mengacu pada SOP yang ditulis langsung oleh Kepala Sekolah dan diberikan ketika staf resmi menjabat di posisinya.
02
ATURAN KARYAWAN
Mengacu pada SOP yang ditulis oleh kepala kantor atau toko dan diberikan saat karyawan resmi memulai pekerjaannya.
03
PELANGGARAN ATURAN
Pelanggaran terhadap aturan dapat mengakibatkan pengurangan poin (rate), yang berdampak pada potongan gaji. Dalam kasus pelanggaran berat, staf atau karyawan akan dipanggil oleh Kantor SDP untuk penanganan lebih lanjut.
REKRUTMEN PEGAWAI
01
REKRUTMEN STAF
Dilakukan langsung oleh pihak sekolah dengan sistem yang dirancang oleh Kepala Sekolah bersama Kepala Kantor SDP.
02
REKRUTMEN KARYAWAN
Dilaksanakan oleh masing-masing kantor atau toko yang membutuhkan tenaga tambahan. Kepala kantor atau toko memimpin proses rekrutmen ini, dengan bantuan dari Kantor SDP.
SELF-REPORTING & PENGGAJIAN
Setiap pegawai wajib melakukan self-reporting untuk penilaian kinerja yang akan menentukan jumlah gaji yang diterima. Penilaian kinerja menghasilkan poin yang disebut rate, dengan ketentuan sebagai berikut:
-
Rate 7-10: Mendapat gaji penuh (100%)
-
Rate di bawah 7: Mendapat potongan gaji sebesar 30%
01
PROSEDUR PENGISIAN SELF-REPORTING
-
Staf mengisi self-reporting yang dikeluarkan Kantor SDP pada akhir bulan (di tanggal terakhir dalam setiap bulannya). Gaji dicairkan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya. Kantor SDP wajib menyerahkan daftar gaji kepada Kantor Zaigen paling lambat tanggal 7 setiap bulan.
-
Karyawan mengisi self-reporting yang dikeluarkan oleh masing-masing kantor atau toko pada akhir bulan (di tanggal terakhir dalam setiap bulannya). Gaji dicairkan paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya. Kantor SDP harus menerima laporan gaji dari kepala kantor atau toko paling lambat tanggal 7 setiap bulan dan meneruskan ke Kantor Zaigen paling lambat tanggal 12.
02
PROSES PENGAJUAN GAJI
​Kepala kantor atau toko mengirimkan laporan rekapan gaji karyawan kepada Kantor SDP untuk verifikasi sebelum diteruskan ke Kantor Zaigen untuk pencairan.
PENGAJUAN CUTI & PENGUNDURAN DIRI
01
PENGAJUAN CUTI
Cuti Staf:
-
Menghubungi Kepala SDP, menjelaskan alasan cuti, dan mendapatkan persetujuan dari Kepala Sekolah (berkomunikasi langsung dengan kepala sekolah).
-
Setelah mendapat persetujuan, staf melapor kembali ke Kepala SDP dan mengirim surat cuti melalui Hisin, melampirkan bukti percakapan dan persetujuan.
Cuti Karyawan:
-
Menghubungi Kepala Kantor/Toko, menjelaskan alasan cuti.
-
Setelah mendapat persetujuan, mengirim surat cuti melalui Hisin dengan melampirkan bukti percakapan dan persetujuan.
02
PENGUNDURAN DIRI
Pengunduran Diri Staf:
-
Menghubungi Kepala SDP, menjelaskan alasan pengunduran diri, dan mendapatkan persetujuan dari Kepala Sekolah (berkomunikasi langsung dengan kepala sekolah).
-
Proses perekrutan pengganti dan serah terima jabatan dilakukan (kurang lebih 1 bulan). Setelah serah terima jabatan selesai, staf mengirim surat pengunduran diri melalui Hisin dengan melampirkan bukti percakapan, persetujuan, dan serah terima jabatan.
Pengunduran Diri Karyawan:
-
Menghubungi Kepala Kantor/Toko dan menjelaskan alasan pengunduran diri.
-
Proses perekrutan pengganti dan serah terima jabatan dilakukan (kurang lebih 1 bulan). Setelah serah terima jabatan selesai, karyawan mengirim surat pengunduran diri melalui Hisin, melampirkan bukti percakapan, persetujuan, dan serah terima jabatan.
LAPORAN BULANAN KANTOR/TOKO
Setiap kantor/toko wajib memberikan laporan bulanan kepada Kantor SDP terkait data karyawan, yang mencakup:
-
Data Pribadi Karyawan: Nama, nomor ID, dan nama pengguna.
-
Data Aktif Kerja: Tanggal mulai bekerja, durasi kerja hingga laporan diberikan, dan lampiran kontrak kerja.
-
Data Keaktifan Karyawan: Status keaktifan saat laporan diberikan (aktif atau cuti).
-
Data Keluar Masuk Karyawan: Daftar karyawan baru, yang mengundurkan diri, atau yang diberhentikan dalam satu bulan terakhir. Cukup mencantumkan nama, nomor ID, dan nama pengguna.
Panduan ini diharapkan dapat menjadi acuan dalam mengelola kepegawaian di lingkungan Mahoutokoro JP, memastikan setiap pegawai memahami peran dan tanggung jawab masing-masing, serta mendukung terciptanya lingkungan kerja yang efisien dan harmonis.
bottom of page