PEREKRUTAN | SDP Office

Kantor Sumber Daya Penyihir (SDP) bertanggung jawab atas pengelolaan kepegawaian bagi kantor dan toko yang berada di bawah naungan Mahoutokoro JP. Perekrutan calon staf dan karyawan mengikuti prosedur yang terstruktur dalam empat tahapan utama, yakni: pemberitahuan dan persiapan dokumen, penyaringan pelamar, wawancara, dan putusan akhir. Setiap tahapan memiliki langkah-langkah khusus yang diatur dengan cermat untuk memastikan bahwa proses berjalan dengan efisien dan adil.

SISTEM PEREKRUTAN PEGAWAI

01 PEMBERITAHUAN & PERSIAPAN DOKUMEN LOWONGAN KERJA

Proses perekrutan dimulai dengan pemberitahuan dari kepala kantor atau toko yang memerlukan karyawan. Pihak tersebut wajib terlebih dahulu menginformasikan rencana perekrutan kepada Kepala Kantor SDP. Setelah menerima konfirmasi, kantor atau toko yang bersangkutan dapat melanjutkan ke tahap penyerahan dokumen. Dokumen yang diperlukan dipersiapkan sepenuhnya oleh rekruter (kepala kantor/toko) dan mencakup beberapa elemen penting:

Dokumen PDF penjabaran posisi: Dokumen ini berisi deskripsi lengkap mengenai posisi yang tersedia, termasuk tugas pokok dan fungsi (tupoksi), kriteria calon pelamar yang diharapkan, serta keuntungan yang akan didapatkan jika bergabung. Tambahan informasi lain yang dianggap relevan juga bisa disertakan. Dokumen ini selanjutnya akan dilampirkan dalam cuitan informasi perekrutan, maka dihimbau untuk membuat dokumen yang mudah dibaca serta memiliki tampilan yang baik.
Poster ajakan melamar: Poster ajakan melamar: Poster ini berfungsi sebagai media promosi untuk mengundang pelamar. Desain poster harus rapi danterstruktur, dengan perhatian khusus pada keseimbangan warna, pemilihan font, dan penempatan elemen visual. Poster wajib mencantumkan logo dan nama kantor/toko, ajakan melamar, posisi yang dibutuhkan, dan, jika diperlukan, tanggal pembukaan lowongan.
Dokumen PDF daftar pertanyaan wawancara: Berisi daftar pertanyaan wawancara yang dibagi menjadi dua aspek, yaitu:
- Kepribadian dan keterampilan interpersonal
- Profesionalitas dan keterampilan khusus
- Masing-masing aspek harus memuat minimal tiga dan maksimal lima pertanyaan yang disusun dengan bahasa yang jelas dan tanda baca yang baik.
Pengiriman dokumen: Semua dokumen di atas (penjabaran posisi, poster, dan daftar pertanyaan) dikirimkan melalui surel ke pihak SDP. Alamat surel dapat diperoleh dari Kepala Kantor SDP.
Formulir lamaran: Formulir yang akan diisi oleh pelamar disiapkan dan dikelola oleh SDP.
Rilis lowongan: Setelah dokumen diperiksa dan dinyatakan layak, lowongan pekerjaan akan dirilis sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh rekruter dan pihak SDP.

02 PENYARINGAN PELAMAR

Setelah lowongan pekerjaan diumumkan, calon pelamar dapat mendaftarkan diri dengan mengisi formulir lamaran yang disediakan, sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditetapkan oleh kantor atau toko yang membuka lowongan. Pada tahap ini, penyaringan dilakukan untuk menyeleksi pelamar yang paling sesuai:

Penyaringan hanya dilakukan jika jumlah pelamar melebihi dua orang untuk satu posisi.
Penyaringan dilakukan dan ditentukan melalui diskusi antara rekruter dan SDP.
Maksimal dua pelamar akan dipanggil untuk setiap posisi yang tersedia. Jika pelamar yang memenuhi kriteria kurang dari dua, proses tetap berlanjut.

Catatan:

Track record sikap akan menjadi salah satu bahan pertimbangan dalam proses pemanggilan wawancara. Semua aspek akan dipantau, baik melalui perilaku di linimasa maupun di ruang diskusi (Grup DM). Hal ini mencakup cara penyampaian pendapat, termasuk penggunaan bahasa dalam mengetik.

Jika seseorang tercatat sering menyampaikan pendapat dengan cara yang tidak etis atau menggunakan bahasa yang cenderung menyakiti, maka besar kemungkinan individu tersebut memiliki catatan buruk. Akibatnya, mereka mungkin tidak akan dipanggil ke tahap wawancara.

Kebijakan ini diambil karena lingkungan kerja membutuhkan suasana yang kondusif dan saling menghargai. Oleh karena itu, individu yang berulang kali menunjukkan sikap tidak menghormati akan dihindari demi menjaga keharmonisan antar pegawai.

03 WAWANCARA

Pelamar yang lolos penyaringan tahap kedua akan menerima undangan wawancara. Berikut rincian proses wawancara:

Penjadwalan wawancara dilakukan atas kesepakatan antara rekruter dan SDP.
Peserta wawancara untuk posisi karyawan adalah kepala kantor/toko yang melakukan perekrutan, kepala kantor SDP, dan satu karyawan SDP dari divisi rekrutmen yang bertugas sebagai pengarah sesi dan notulis.
Pertanyaan dari pelamar mengenai posisi yang dilamar atau yang berkaitan dengan aktivitas serta sistem kantor/toko dijawab oleh kepala kantor/toko rekruter, sementara pertanyaan terkait kepegawaian (secara umum) dijawab oleh kepala kantor SDP.

Alur wawancara:

Pengarah sesi mempersilakan pelamar masuk ke ruang wawancara dan memberikan instruksi awal.
Kepala kantor/toko rekruter membuka sesi wawancara dengan sambutan dan menjelaskan tujuan perekrutan.
Pelamar akan diberikan tautan menuju lembar wawancara, yang berisi pertanyaan dari dokumen yang sudah disiapkan sebelumnya.
Setelah pelamar mengisi lembar wawancara, rekruter akan memberikan pertanyaan lanjutan (dalam waktu maksimal 1x24 jam setelah form diisi).
Setelah sesi pertanyaan lanjutan selesai, pelamar dipersilakan untuk bertanya dengan dipandu oleh pengarah sesi.
Pelamar akan dipersilakan meninggalkan ruangan setelah sesi tanya jawab selesai.

04 PUTUSAN AKHIR

Tahap terakhir dari proses perekrutan adalah putusan akhir. Setelah wawancara selesai, akan diadakan diskusi internal yang melibatkan kepala sekolah Mahoutokoro. Kepala sekolah akan bergabung setelah pelamar meninggalkan ruangan.

Evaluasi dilakukan berdasarkan notulen yang telah dibuat oleh pengarah sesi. Notulen tersebut akan diperiksa bersama oleh pihak yang terlibat dalam diskusi, yaitu Kepala Kantor/Toko, Kepala SDP, dan Kepala Sekolah.
Keputusan akhir mengenai penerimaan calon karyawan akan dibuat setelah diskusi selesai.
Surat putusan penerimaan dirilis maksimal satu minggu setelah wawancara berakhir.

Sistem ini dirancang untuk memastikan transparansi dan profesionalisme dalam perekrutan pegawai, dengan melibatkan beberapa pihak untuk menjaga kualitas dan keadilan dalam setiap proses yang dilaksanakan.

SISTEM PEREKRUTAN PEGAWAI

01

PEMBERITAHUAN & PERSIAPAN DOKUMEN LOWONGAN KERJA

02

PENYARINGAN PELAMAR

Penyaringan hanya dilakukan jika jumlah pelamar melebihi dua orang untuk satu posisi.

Penyaringan dilakukan dan ditentukan melalui diskusi antara rekruter dan SDP.

Maksimal dua pelamar akan dipanggil untuk setiap posisi yang tersedia. Jika pelamar yang memenuhi kriteria kurang dari dua, proses tetap berlanjut.

​

Catatan:

Track record sikap akan menjadi salah satu bahan pertimbangan dalam proses pemanggilan wawancara. Semua aspek akan dipantau, baik melalui perilaku di linimasa maupun di ruang diskusi (Grup DM). Hal ini mencakup cara penyampaian pendapat, termasuk penggunaan bahasa dalam mengetik.

​

Jika seseorang tercatat sering menyampaikan pendapat dengan cara yang tidak etis atau menggunakan bahasa yang cenderung menyakiti, maka besar kemungkinan individu tersebut memiliki catatan buruk. Akibatnya, mereka mungkin tidak akan dipanggil ke tahap wawancara.

Kebijakan ini diambil karena lingkungan kerja membutuhkan suasana yang kondusif dan saling menghargai. Oleh karena itu, individu yang berulang kali menunjukkan sikap tidak menghormati akan dihindari demi menjaga keharmonisan antar pegawai.

03

WAWANCARA

Pelamar yang lolos penyaringan tahap kedua akan menerima undangan wawancara. Berikut rincian proses wawancara:

Penjadwalan wawancara dilakukan atas kesepakatan antara rekruter dan SDP.

Peserta wawancara untuk posisi karyawan adalah kepala kantor/toko yang melakukan perekrutan, kepala kantor SDP, dan satu karyawan SDP dari divisi rekrutmen yang bertugas sebagai pengarah sesi dan notulis.

Pertanyaan dari pelamar mengenai posisi yang dilamar atau yang berkaitan dengan aktivitas serta sistem kantor/toko dijawab oleh kepala kantor/toko rekruter, sementara pertanyaan terkait kepegawaian (secara umum) dijawab oleh kepala kantor SDP.

Alur wawancara:

Pengarah sesi mempersilakan pelamar masuk ke ruang wawancara dan memberikan instruksi awal.

Kepala kantor/toko rekruter membuka sesi wawancara dengan sambutan dan menjelaskan tujuan perekrutan.

Pelamar akan diberikan tautan menuju lembar wawancara, yang berisi pertanyaan dari dokumen yang sudah disiapkan sebelumnya.

Setelah pelamar mengisi lembar wawancara, rekruter akan memberikan pertanyaan lanjutan (dalam waktu maksimal 1x24 jam setelah form diisi).

Setelah sesi pertanyaan lanjutan selesai, pelamar dipersilakan untuk bertanya dengan dipandu oleh pengarah sesi.

Pelamar akan dipersilakan meninggalkan ruangan setelah sesi tanya jawab selesai.

04

PUTUSAN AKHIR

Tahap terakhir dari proses perekrutan adalah putusan akhir. Setelah wawancara selesai, akan diadakan diskusi internal yang melibatkan kepala sekolah Mahoutokoro. Kepala sekolah akan bergabung setelah pelamar meninggalkan ruangan.

Evaluasi dilakukan berdasarkan notulen yang telah dibuat oleh pengarah sesi. Notulen tersebut akan diperiksa bersama oleh pihak yang terlibat dalam diskusi, yaitu Kepala Kantor/Toko, Kepala SDP, dan Kepala Sekolah.

Keputusan akhir mengenai penerimaan calon karyawan akan dibuat setelah diskusi selesai.

Surat putusan penerimaan dirilis maksimal satu minggu setelah wawancara berakhir.

Sistem ini dirancang untuk memastikan transparansi dan profesionalisme dalam perekrutan pegawai, dengan melibatkan beberapa pihak untuk menjaga kualitas dan keadilan dalam setiap proses yang dilaksanakan.